Guarda de Livros e Documentos - Prazos

Publicado em 01/01/2013

a) O artigo 195 do Código Tributário Nacional, que determina que os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os respectivos comprovantes dos lançamentos deverão ser considerados até o termo final de prescrição dos créditos tributários das operações a que se refiram.

b) O artigo 37, da Lei 9.430/1996 determina que os comprovantes de escrituração relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis futuros serão conservados até que a decadência do direito da Fazenda Nacional constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios.

c) O artigo 4o do Decreto-Lei 486/1969 determina que o comerciante deve conservar em ordem enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes. Portanto muitos livros por serem também de natureza mercantil devem observar os prazos societários e da legislação comercial.

DOCUMENTOS ou ARQUIVOS - PRAZO MÍNIMO DE GUARDA

Arquivos digitais e SPED: ECD/EFD/NFe - 05 anos (ver nota 2)

Comprovantes de Rendimentos Pagos e de Retenção na Fonte - 05 anos

DARF (PIS/COFINS/IRF/IRPJ/CSLL) - 05 anos (ver nota 3)

Declaração Imposto Territorial Rural – DITR - 05 anos

Declaração Imposto de Renda da Pessoa Jurídica – DIPJ - 05 anos

Declaração do Imposto sobre Produtos Industrializados – DIPI - 05 anos

Declaração Especial de Informações – DIF - 05 anos

Declaração Operações Imobiliárias – DIMOB - 05 anos

Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos- DECORE - 05 anos

Declaração Simplificada da Pessoa Jurídica – DSPJ (Inativa e Simples) - 05 anos

Pedido Eletrônico de Restituição e Declaração de Compensação – PER-DCOMP - 05 anos

Demonstrativo de Apuração das Contribuições Sociais – DACON -05 anos

Demonstrativo de Notas Fiscais – DNF - 05 anos

Demonstrativo do Crédito Presumido – DCP - 05 anos

Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte – DIRF - 05 anos

Documentos relativos a retenção dos 11% de INSS sobre as NFs de Prestação de Serviços - 10 anos

Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico) - 20 anos

Extratos Bancários - 05 anos

Folha de Pagamento - 10 anos

Folha de Ponto - 05 anos

Formulário CAGED -10 anos

GFIP (FGTS – RE / GR) - 30 anos

GPS - 05 anos (ver nota 3)

GR Contribuição Sindical / Assistencial - 05 anos

Holerites / Recibos de Pagamentos - 05 anos

Laudo PPRA - 20 anos

Livro de Inspeção do Trabalho - Permanente

Livro Diário - 05 anos (ver nota 2)

Livro Razão - 05 anos (ver nota 2)

Livros de Entradas e Saídas - 05 anos após o último lançamento (ver nota 2)

Livro Registro de Inventário - 05 anos após o último lançamento (ver nota 2)

Livros: Apuração do ISS e ICMS - 05 anos após o último lançamento

Livros de Atas de Assembleia - Permanente

Notas Fiscais e Cupons Fiscais - 05 anos (veja nota 1)

Orçamentos / Contratos de Obras - Até o final da garantia

Processos Trabalhistas - Permanente

Prontuários de Funcionários - Permanente

RAIS - 10 anos

Recibo de Vale Refeição - 05 anos

Recibo de Vale Transporte - 05 anos

Nota 1: As notas fiscais e comprovantes de aquisição de imobilizado e intangíveis deverão ser guardadas até 5 anos após a baixa ou depreciação/amortização total do ativo.

Nota 2: Os registros contábeis e documentação pertinente a períodos em que houve prejuízo fiscal compensável (IRPJ e CSLL) deverão ser conservados até 5 anos após a compensação total dos respectivos prejuízos.

Nota 3: Havendo compensação de tributo, por recolhimento indevido ou a maior, a DARF ou GPS correspondente deverá ser arquivada por 5 anos a partir da data da referida compensação


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